Jak vypadá moje organizace práce a času za pomoci aplikace

Rok 2020 je pro mě rokem revoluce. Já, doposud zapřisáhlý papírník zapisující po dlouhá léta vše do diáře Moleskin nebo Doller, jsem přešla na aplikaci. Někdo si už možná všimnul v mých stories na Instagramu – sdílela jsem pár screenshotů s grafy výkonnosti (to zní docela hrozně), a setkalo se to se značnou odezvou. Mnoho lidí to zaujalo a ptalo se, o co jde, proto jsem se rozhodla napsat tenhle článek. Jde o aplikaci Todoist, kterou používám ve verzi Premium, abych měla dostupné všechny funkce. Tohle není affiliate článek, na jeho konci nečeká slevový kód pro nákup aplikace. Píšu ho, protože pro mě je tahle appka lifesaver, a kdo mě zná ví, že věřím na posílání dál ve jménu zlepšení čehokoliv o cokoliv –⁠ byť by šlo jen o promile z promile.

Jak vypadá moje práce

Jedním slovem – pestře. Dělám vždy víc věcí najednou; mám rozdělané 3 weby, k tomu mám ilustraci na zakázku, zakázku, ve které dělám jen vizuál, ale web ne, a několik dlouhodobých klientů. To je moje realita a donedávna jsem si vše rozepisovala do diáře. Poslední dobou jsem si ale uvědomila, že hodně mentální kapacity vydávám na to, abych vůbec udržela přehled o tom, v jaké fázi se jaký projekt nachází.

Vezměte si, že vždy potřebuji součinnost klienta. Třeba když zařizujeme platební bránu, potřebuji vědět o tom, co se děje mezi poskytovatelem a mým klientem – už podepsali smlouvu? Můžu udělat další krok? Nevím – musím si to zjistit, klient zapomněl informovat, i když jsme se dohodli. Kdybych to nehlídala, zdržíme se klidně o dva týdny, než nám dojde, že jsme se na tom zasekli. To je běžné, jsme lidé a zapomínáme – jenže můj diář už to nějak nebyl schopen vše pojmout. Často se mi to na jeho stránky dokonce ani nevešlo. A pak posunuté úkoly – někdo onemocněl, čekáme na něj – takže vyškrtnout, přepsat, a úkoly z pátku přehodit na úterý. To jsou jen dva příklady, ale takových věcí za den řeším třeba deset. Obsluha mého po léta vyvíjeného systému na papíře tak zkrátka začala být neefektivní.

Samozřejmě, že jsem věděla o systémech jako je Trello, a i jsem si je zkusila. Jenže mi přišlo, že musím držet v hlavě další strukturu navíc – další nástěnky, další hierarchie. Jako by nestačilo, že mám v počítači desítky složek s projekty, v nich další složky s fotkami, grafikou, texty, smlouvami, a v těch složkách další složky s fotkami z dubna a z Vánoc, s grafikou pro tisk a pro online, s texty původními a novými, složky s hesly k možná tak dvěma třem stovkám účtů, protože každý web má u mě hesel celkem asi osm, a tak dále. Databáze od roku 2013 – a ať chci nebo nechci, vše si to pamatuju, co kde hledat a co patří pod co! Další novou strukturu tedy opravdu ne.

Hledala jsem něco, co mi půjde naproti, a pojme mojí vytvořenou workflow, aniž by mě to nutilo učit se něco nového. Ráda se naučím kreslit novou technikou, nebo třeba vázat kytky, ale nový systém? Nechci, děkuji, na to je život moc krátký. Takže jsem pátrání zaměřila na vyloženě to-do listové aplikace a objevila Todoist, který mi umožnil přenést celou strukturu z hlavy do bodů, opatřit je štítky, a filtrovat podle dnů, podle časové dotace, podle priority, podle projektu, vlastně jakkoliv budu chtít.

Pokusím se teď vysvětlit, jak jsem si aplikaci přizpůsobila já – protože mě vždy inspiruje, když si čtu, jak si tohle vyřešil někdo jiný.

Jak vypadá aplikace

Aplikace vypadá podobně jako emailová schránka – vlevo máte nabídku se složkami, vpravo pak zobrazení obsahu konkrétní složky. Defaultní složky jsou Inbox (nebo česky Schránka), Dnes, Příštích 7 dnů, Projekty, Štítky a Filtry. V Inboxu se shromažďují všechny úkoly nepatřící pod žádný projekt, nebo okamžité úkoly, které si rychle zapíšete na schůzce, a pak si je, když jste v klidu, roztřídíte a rozplánujete. Ve složce Dnes vidíte dnešní úkoly seřazené dle priorit, ve složce Příštích 7 dnů vidíte příštích 7 dnů. Složka Projekty je prázdná a musíte si ji zaplnit, stejně tak Štítky ani Filtry defaultně připravené nejsou. Musíte si je vytvořit sami a v tom je to kouzlo – za chvíli ukážu proč.

První úroveň: přehled projektů

Nejdřív jsem zkusila dělit si projekty jen na jedné úrovni: web X, web Z, zakázka 1, zakázka 2. To mi ale nevyhovovalo, potřebuji na první pohled vidět, kdy má co deadline, a kdy můžu vzít dalšího klienta, aniž bych musela mít někde vedle nějaký tracker nebo další kalendář. Přidala jsem si tedy ještě jednu úroveň, a to časovou; do složky Projekty jsem přidala další 4, v nichž teprve jsou konkrétní projekty. Ty složky jsou:

Aktuální – projekty, na kterých právě aktivně pracuji
K dokončení – projekty, na kterých pracuji, ale které z nějakého důvodu čekají (teď třeba kvůli koronaviru, jindy třeba kvůli něčí dovolené atd.)
Na řadě – projekty, které jsou domluvené anebo rozjednané na čas po dokončení aktuálních projektů
Dlouhodobé – dlouhodobé spolupráce 😊 Mám klienty, se kterými pracuji už několik let, a pro každého dělám něco jiného, taky aby se v tom čert někdy vyznal.

Každý konkrétní projekt má svou barvu a hned v názvu má i připsáno datum deadlinu. Mám tedy skvělý přehled o svých kapacitách, aniž bych někde musela něco luštit – kouknu a vidím, že mám třeba tři deadliny  květnu, a pak jeden až v srpnu. Na první pohled tedy vím, že červen a červenec ještě nějakou práci pojme.

Druhá úroveň: konkrétní projekty

Tady teprve přichází na řadu veškerá zábava a uplatní se kreativita. Projekty vypadají jako seznamy úkolů, které mohou mít podúkoly, a dají se oddělit oddělovači s nadpisy. Například projekt Web X má několik fází, třeba technickou, obsahovou, designovou, a fázi předání. Každá fáze má své úkoly, třeba technická zahrnuje zakoupit hosting, instalaci Worpdressu, propojení s doménou, instalaci pluginů atd. A každý úkol je rozdělený do podúkolů, aby se lépe řešil, takže úkol zakoupit hosting zahrnuje vytvoření uživatelského účtu s fakturačními údaji klienta, které je třeba nejdřív zjistit, udělat objednávku s konkrétními parametry, zaplatit nebo nechat zaplatit, zapsat si všechna hesla atd.

Základ je projekt rozplánovat na úkoly krok po kroku (já si všechny vytvořené projekty vždy jen duplikuji a upravuji, nevytvářím je kompletně znovu). Každý úkol pak dostane datum, kdy má být splněn, a prioritu. A takhle se pokračuje pěkně jedno za druhým až ke šťastnému konci. Zní to krásně, že? Jelikož by ale v praxi byly takové dlouhé seznamy nepřehledné a těžkopádné, a vlastně by práci příliš neulehčily, přichází na scénu funkce štítků a filtrů. This is where the magic begins. A taky bod, za který se ve free verzi už nedostanete –⁠ proto používám tu placenou.

To, co dává strukturu: štítky a filtry

Štítky, eldorádo pro každého milovníka strukturovanosti. Mohou (ale nemusí, když není třeba) se přiřadit ke každému úkolu, a vytvořit si můžete jaké chcete. Já si vytvořila tyhle:

Část dne: @dopoledne, @odpoledne, @večer (Kdy chci úkol dělat?)
Časová dotace: @10 min, @30 min, @60 min a @120 min (Jak dlouho by mělo trvat jeho řešení?)
Typ činnosti: @administrativa, @web, @kreslení, @psaní, @komunikace (Jaké oblasti se úkol týká?)
Status: @probíhá, @čeká (Co se s úkolem děje? – protože ne vždy lze vše hned odškrtnout jako hotové.)

Ne, štítky nejsou práce navíc, naopak – mají své barvy, připnete je ihned a už na první pohled čistě vizuálně a bez čtení dokážete během práce úkol časově i energeticky odhadnout, aniž byste o něm museli přemýšlet. Jejich užitečnost ale k dokonalosti dotáhnou až filtry. Pamatujete, jak jsme na začátku mluvili o základních defaultních složkách Inbox, Dnes a Příštích 7 dní? Filtry umožňují vytvořit si jakoukoliv jinou složku a řídit se podle ní. Já si vytvořila Dnešek dle denní doby, protože defaultní řazení dle priorit mi nevyhovuje – já raději vím, co mě čeká dopoledne, co odpoledne a co večer, a v rámci těchhle časových pásem mě teprve zajímají priority. Pak jsem si vytvořila filtry na čekající a probíhající projekty, abych se vždy mohla rychle kouknout, co kde stojí a co zrovna probíhá.

Kdo takový systém ocení?

Je jasné, že plánování zabere nějaký čas. Je jasné, že během dne se stane mnoho nepředvídatelných věcí, které plán překopou. A taky je potřeba nějaká kreativita a schopnost si svůj systém vymyslet. Jsou lidé, kteří tenhle styl organizace neocení, protože jim vadí čas nutný pro přípravu. Také nějakou dobu (2 až 3 týdny) trvá, než si zvyknete a než si vše zautomatizujete. Pokud vás ale plánování baví, a jste ochotni každý den věnovat pár minut rychlému updatu (co je to oproti hodině strávené na sociálních sítích, že?), může vám to skvěle sednout.

Jak vypadá můj pracovní den zorganizovaný touto metodou?

Já osobně našla v tomhle řešení velkou úlevu. Výhoda pro mě je, že si díky štítkům a filtrům můžu ten nástroj opravdu vytvořit skoro od nuly a nemusím se mu přizpůsobovat. Ráno se kouknu na svůj den seřazený dle denní doby a vím, co přesně mě čeká. Otevřu email, co jde vyřídit rychle, vyřídím ihned, zbytek si rozhodím do aplikace do celého týdne („Vyřešit tuhle situaci –⁠ pátek.“, nebo „Vytvořit letáček pro klienta xyz. –⁠ příští úterý.“) a v klidu se věnuji naplánovanému programu podle denní doby a podle priorit. Když vše splním, mám doopravdy volno, protože vím, že všechny další kroky u všech projektů mám rozplánované a stíhám. Večer si sednu, a rychle přeházím některé úkoly – něco nakonec stačí až další týden, něco se dělat nebude, a podobně. Tenhle každodenní update mě uklidňuje, dává mi pocit kontroly a prostoru.

Kdybych to měla shrnout do jedné věty, řekla bych, že tahle metoda mi vytvořila mentální kancelář, místo, kde můžu nechat všechny starosti a ve volném čase spokojeně odpočívat. Jsem výkonnější, stihnu toho víc, ale stojí mě to mnohem méně energie, a zase jsem našla čas učit se nové věci, nebo kreslit jen tak pro radost. Věta jako z teleshoppingu, ale je to vážně tak, já i Horst Fuchs dáváme 10/10.

A co ty grafy výkonnosti?

To, co jsem sdílela v těch stories, je jen taková blbůstka navíc – aplikace vás nechá určit si denní cíle, měří, jak jste výkonní, zda je plníte, či zda vám visí jako nehotové celý týden nad hlavou, a podle toho vám přiděluje body a medaile. Já bych se bez toho obešla, ale stejně je někdy příjemné podívat se ke konci týdne, kolik jsem toho udělala, a o to víc si užít víkend.

Aplikaci se všemi návody, s tipy i se šablonami projektů ke stažení najdete zde. Doufám, že vám byl článek užitečný, děkuju, že jste dočetli až na konec, a zase příští týden 👋 Případné dotazy nebo vlastní tipy (velmi vítané) pište bez uzardění do komentářů dole.